1) Bestillingen

En rejsebestilling, mundtlig eller skriftlig, er bindende for kunden (uddannelsesinstitution/ virksomhed eller andre), når VM Rejser har udstedt bekræftelse og depositum er indbetalt. En bestilling omfatter en basisrejse som består af transport og ophold, samt eventuelle tillægsydelser.

Kunden og bestilleren af rejsen accepterer ved aftalens indgåelse VM Rejsers almindelige rejsebetingelser.

Bestilleren er som kontaktperson ansvarlig for at videreformidle alle relevante oplysninger om forhold ved rejsen til de medrejsende i gruppen. Under rejsen fungerer bestilleren som rejseleder.

Det forudsættes, at bestilleren på enhver måde er i stand til at indgå aftalen, og har sikret sig forældres eller værges tilsagn om deltagelse, for så vidt angår medrejsende under 18 år. Personer under 18 år kan ikke foretage bestilling.

2) Tillægsydelser

Bestilling af tillægsydelser (aktiviteter, rundvisninger osv.) skal ske snarest muligt for at sikre plads.

VM Rejser fraråder generelt, at der bestilles aktiviteter til ankomstdagen. For sen ankomst på grund af trafik eller andet giver ikke mulighed for tilbagebetaling/erstatning.

Det forhold at en ønsket aktivitet ikke kan bestilles eller gennemføres, giver ikke mulighed for afbestilling af rejsen.

3)  Betaling

Depositum, der som udgangspunkt udgør kr. 350,00 pr. person for en busrejse og kr. 800,00 pr. person for en flyrejse, indbetales straks efter bestilling, medmindre andet aftales med VM Rejser. Såfremt depositum ikke indbetales rettidigt, forbeholder VM Rejser sig retten til at betragte aftalen som ophævet.

Restbeløbet indbetales 45 dage før afrejse fra Danmark, medmindre andet er aftalt med VM Rejser. Foretages bestilling af rejsen senere end 45 dage før afrejse fra Danmark, indbetales det fulde beløb straks efter bestillingen.

Er restbeløbet ikke indgået på VM Rejsers konto inden 45 dage før afrejse, er VM Rejser berettiget til at annullere aftalen. Se punkt 5 nedenfor vedrørende afbestilling.

Alle indbetalinger foretages til VM Rejsers konto i Nordea.

4) Ændring af bestillingen

Som udgangspunkt anses ønske om en ændring af rejsetidspunktet som en afbestilling af den oprindelige rejse, og forespørgsel på ny bestilling.

Eventuelle økonomiske konsekvenser af en sådan ændring vil i det konkrete tilfælde blive vurderet af VM Rejser.

5) Afbestillingsregler

Som udgangspunkt har kunden ret til at afbestille rejsen efter følgende regler, gældende for såvel enkeltpersoner som gruppen som helhed*):

• Ved afbestilling senest 60 dage før afrejse mistes kun depositum.
• Ved afbestilling mellem 35 og 59 dage før afrejse mistes 25% af rejsens basispris.
• Ved afbestilling mellem 16 og 34 dage før afrejse fra mistes 50% af rejsens basispris.
• Ved senere afbestilling mistes 100% af rejsens basispris.

Ved beregning af dage medregnes afrejsedagen ikke.

Ved basispris forstås pris for transport og hotelomkostninger.

Afbestilling skal foretages skriftligt pr. mail til lt@vmrejser.dk, og er ikke gyldig før VM Rejser har afsendt en bekræftelse.

Uanset afbestillingstidspunktet betaler kunden for bestilte tillægsydelser, i det omfang VM Rejser ikke kan få refusion for sine udlæg herfor.

*⁾ Særlige afbestillingsregler kan gælde, se egen aftale.

6) Forsikringer

Det blå EU-sygesikringskort skal medbringes på alle rejser i Europa, da det gule sygesikringsbevis (sundhedskortet) ikke længere dækker danske borgere på rejser i EU/EØS. Bestilling af det blå  EU-sygesikringskort er gratis og kan ske via dette link til borger.dk.

Vær opmærksom på, at du som indehaver af det blå EU-sygesikringskort har ret til de samme sundhedsydelser på de samme vilkår, som borgerne har i det land, du opholder dig i. Du kan derfor komme til at betale hele eller en del af behandlingen selv, hvis det samme gælder for sygeforsikrede borgere i landet. Du kan også risikere, at du selv skal lægge ud for betaling af behandling. Vær også opmærksom på, at det blå EU-sygesikringskort kun dækker, hvis lægen, tandlægen eller hospitalet er tilknyttet den offentlige sygesikring i landet.

Det er derfor vigtigt, at du i god tid inden afrejsen tager stilling til, om en rejseforsikring for gruppen vil være relevant. Overvej desuden, om det er hensigtsmæssigt at tegne en forsikring hos et forsikringsselskab, der dækker afbestilling på grund af sygdom før afrejse. VM Rejser har ikke mulighed for at tegne forsikringer.

7) Prisændringer

Såfremt der efter bestilling af rejsen indtræffer prisforhøjelser på aftalte ydelser, er VM Rejser berettiget til at foretage den nødvendige prisændring. Kunder, der berøres af prisforhøjelser, vil snarest muligt og inden afrejsen fra Danmark blive underrettet herom.

I det omfang prisforhøjelsen udgør mere end 10% af rejsens pris, er kunden berettiget til at afbestille rejsen og således hæve aftalen.

Det er en forudsætning for kundens ret til afbestilling, at kunden senest to dage efter underretning om prisforhøjelsen meddeler VM Rejser, at rejsen ønskes afbestilt. Alle indbetalte beløb vil herefter blive tilbagebetalt til kunden.

8) Ansvar

VM Rejser samarbejder med transportselskaber, hoteller m.m. VM Rejser kan ikke gøres ansvarlig for ændringer, mangler og lignende hos samarbejdspartnere.

I det omfang VM Rejser bliver bekendt med uheld eller større forsinkelser, vil vi sammen med de pågældende samarbejdspartnere gøre vores yderste for at hjælpe bedst muligt.

9) Kundens forpligtelse

a) Kunden har pligt til at overholde de tidsfrister, der er aftalt. Kunden skal give de informationer, der med rimelighed kan forlanges. Overholdes dette ikke, kan kunden ikke gøre gældende, at VM Rejser ikke har overholdt aftalen.

b) Bestilleren anmodes om – i god tid inden rejsen påbegyndes – at kontrollere, at de tilsendte rejsedokumenter er i overensstemmelse med det bestilte/aftalte. Konstateres uoverensstemmelser, kontaktes VM Rejser straks.

c) Det påhviler alle deltagere at møde frem til aftalte tider og være i besiddelse af gyldige rejsedokumenter. For sent fremmøde eller manglende billetter, pas, visum o.l. ved rejsens start giver ikke ret til refusion.

d) Alle deltagere har pligt til at holde sig underrettet om rejsetider, herunder hjemrejsetider.

e) Det påhviler den enkelte at holde opsyn med sin bagage.

f) Konstateres der mangler i forhold til den bestilte rejse, skal dette straks meddeles til VM Rejser.

g) Enhver rejsende har pligt til at rette sig efter anvisninger fra VM Rejser, fra guides, fra transportfirmaers personale samt regler og anvisninger, gældende for indkvarterings- og besøgssteder, og destinationens love og regler.

h) Tilsidesætter en eller flere deltagere ovenstående forpligtelser, kan det medføre, at den/de nævnte personer – i værste fald hele gruppen – udelukkes fra fortsat deltagelse i rejsen. I sådant tilfælde kan VM Rejser beholde det fulde beløb for rejsen. Er rejsen påbegyndt, sker hjemrejse for egen regning, og VM Rejser er uden erstatningspligt.

10)  Pas og eventuelt visumforhold

Der kræves gyldigt pas for alle rejsende på VM Rejsers destinationer uden for Danmark.

For ikke-EU-borgere kræves efter omstændighederne visum. Det påhviler disse ikke-EU-borgere selv at orientere sig på konsulat eller ambassade. Udgifter hertil er for egen regning. Ved for sen ansøgning og deraf følgende manglende visa hæfter de pågældende selv for konsekvenserne heraf. Ved afbestilling i denne situation gælder de almindelige afbestillingsregler.

11) Eventuelle reklamationer

Alle uregelmæssigheder på destinationen i forhold til det aftalte skal påtales på stedet og VM Rejser bør kontaktes så hurtigt som muligt.